Procedimiento para solicitar y gestionar congresos virtuales

Procedimiento para solicitar y gestionar congresos virtuales

Para gestionar eventos virtuales

Cencomed pone a disposición de los usuarios plataformas para la gestión de los eventos virtuales. En la sección de gestión de eventos se dan a conocer un grupo de plataformas que pueden ser utilizadas y además de estas se destacan dos plataformas debido a sus características, las de comunicación en tiempo real y el Open Conference Systems (OCS).

En las plataformas de Comunicación en tiempo real, Cencomed cuenta en la actualidad con dos plataformas: El Internet Relay Chat, y el Bigbluebottom. Estas cuentan con las posibilidades de realizar Conferencias en tiempo real en Internet. Ambas se describen en la Sección del servicio de Comunicación en tiempo real

El OCS es una plataforma que cuenta con un sistema de gestión de contenidos el cual facilita la gestión de un evento de modalidad presencial o virtual según sean las necesidades de los organizadores de eventos.

En ella los usuarios pueden realizar inscripción en el sitio, subir trabajos, permite además realizar todo el quehacer del Comité Científico en la revisión y aprobación de ponencias, y permite además interacción entre los participantes, a través de un sistema de mensajerías y comentarios a los trabajos.

Para la solicitud  y uso de este servicio existen procedimientos que se deben seguir.

Procedimientos para la confección de un sitio web para un evento virtual

  1. El servicio de eventos virtuales se presta a los eventos de primer nivel de alcance internacional o de alcance nacional que por su importancia lo requiera.
  2. El evento debe estar aprobado por el Consejo de Sociedades Científicas y el Grupo Coordinador de Eventos del MINSAP en correspondencia con el tipo de evento.
  3. El comité organizador debe entregar una carta de solicitud oficial donde solicite el tipo de servicio que necesita y en la cual conste que el evento ha sido aprobado por estas instituciones. (carta tipo)
  4. El comité organizador debe entregar junto a la carta de solicitud, la información básica sobre el evento.(nombre, fecha de celebración, lugar, editor principal del sitio, convocatoria, temáticas, comité organizador, comité científico, normas de presentación de los trabajos, fechas importantes, entre otras. Esta información es necesaria para la configuración inicial del sitio y debe estar en formato digital, texto simple. )
  5. Debe significarse que la promoción debe comenzar un año antes de la fecha de inicio del evento en particular.
  6. El usuario interesado en utilizar los servicios para la gestión del evento debe contactar con el grupo Cencomed, por la dirección cencomed@infomed.sld.cu, o por el teléfono 8324579, para concertar una entrevista con uno de los integrantes del grupo. Además debe visitar el sitio Cencomed,para conocer cómo funciona el servicio y las prestaciones del mismo.
  7. Los organizadores deben contar con la colaboración de un grupo de especialistas que puedan asumir los roles de revisores y miembros del comité científico. Estos deben tener acceso a la red de salud cubana. Para administrar el sitio del evento, se recomienda seleccionar un especialista con habilidades para la computación, y que sea el enlace con el grupo Cencomed.
  8. Para la entrevista que se acordará con anterioridad, el usuario debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

En la primera entrevista el especialista de Cencomed:

a) Indicará la Inscripción del evento en el directorio de eventos, el formulario de inscripción está disponible en el portal de Cencomed

b) Orientará al usuario sobre la forma más eficiente de gestionar el evento a partir de los objetivos que se propongan los organizadores.

c) Identificará con el usuario el alcance e importancia del evento a promover o gestionar, a quién está dirigido y trazará la estrategia de promoción.

d) Ofrecerá información al usuario sobre los servicios disponibles en Cencomed y mostrará donde encontrar las ayudas disponibles para el uso de estos servicios.

En caso de que el usuario solicite la gestión del evento en la plataforma Open Conference Systems (OCS):

a) En esta cita, el organizador del evento, debe informarse que:

  • El editor del sitio en OCS debe tener conocimientos de computación.
  • El comité organizador y científico debe estar conformado por especialistas con condiciones de conexión adecuada a internet o al menos de Infomed, desde la casa y o la oficina.
  • El editor del sitio no debe ser el presidente del evento, pero debe estar en contacto con él. La dinámica de organización de un evento y actualización del sitio deben ir paralelamente.
  • Es responsabilidad del editor que el sitio se encuentre actualizado.
  • Existe un manual de usuarios de OCS que debe servir de ayuda para el manejo de la plataforma.

b) El editor del sitio en esta entrevista, debe tener preparada la siguiente información:

  • Nombre completo del evento, siglas (si las tuviera), fecha y lugar de realización, convocatoria, quién convoca, los objetivos generales del evento y a quién va dirigido.
  • Integrantes del comité organizador (C.O.) y comité científico (C.C.) con sus nombres completos y sus categorías científicas, institución de procedencia y país.
  • Las instituciones que apoyan o auspician el evento desde el punto de vista científico. Esto requiere que el C.O. tenga las cartas de aceptación del auspicio. Enlaces a los sitios web de las instituciones que auspician si los tuvieran. Destacar que no deben aparecer auspicios de tipo comercial alguno.
  • Temáticas fundamentales del evento.
  • Modalidades de participación (si el evento es solo presencial, virtual o presencial y virtual). y formas de presentación de los trabajos(presentación libre, mesas redondas, posters, entre otros)
  • Normas para la presentación de los trabajos descritas brevemente en lenguaje claro y formal.
  • Formas de inscripción al evento, con sus cuotas, plazo y lugar donde hacer dicho pago, diferenciando las cuotas para extranjeros y cubanos. Instrucciones de cómo acceder al sitio, enviar trabajos, dirigidas a los interesados y autores.
  • Nombres completos, categoría y localización postal y electrónica de los designados por el C.O. que atenderán las demandas de los delegados y la dirección electrónica del evento.
  •  Los datos del editor principal del sitio: nombre completo, profesión, centro de trabajo, localización postal, electrónica y telefónica y los horarios de atención al público y los CONTACTOS con las direcciones electrónicas, postales y teléfonos.
  • En esta cita debe definirse con el editor el nombre que identificará al evento. Se fijará un segundo encuentro para entrenar en el uso de la plataforma y forma de colocar o editar contenido. Se brindará un tutorial de cómo colocar los contenidos sobre el evento, las temáticas y forma de gestionar el evento.
  • Si el sitio es multilingüe, el C.O. debe garantizar el contenido para ser traducido a los idiomas que se hayan configurado.

En el entrenamiento:

  • Se configura el sitio junto al editor, y se dará un entrenamiento de cómo llenar los contenidos en la plataforma, se aclararán dudas sobre el funcionamiento del sitio.
  • Se brindará un entrenamiento al C.O. y/o sobre el proceso de evaluación de los trabajos al C.C. según sea el caso.
  • Se selecciona el diseño en el sitio. Es responsabilidad del C.O. confeccionar la cabecera del sitio asegurándose de incluir nombre completo del evento, fecha y lugar. La cabecera debe tener las medidas indicadas.

Recomendaciones generales

Para incluir información adicional en el sitio de gestión de evento, el editor podrá hacerlo en la medida que reciba las instrucciones del uso de la plataforma. Los contenidos no deben tener los textos en mayúsculas ni subrayados. Cuando se quiera destacar algo debe ponerse en negritas. Las imágenes usadas deben ser de calidad y bajo peso (<50kb), el cabezal mide 970x90.

Debe incluirse:

  • El programa preliminar: se puede confeccionar en la medida que el C.C. evalúe los trabajos. Puede incluirse un programa detallado en caso que sea necesario.
  • Las personalidades relevantes e instituciones involucradas en las actividades científicas.
  • Los cursos o talleres precongresos con sus datos fundamentales (título, objetivos, duración, programa (fecha y hora), sede, profesionales a los que va dirigido, nombres y apellidos de los profesores que impartirán el curso, su categoría, institución y país).
  • El alojamiento con datos similares de plazo de reservación , precio, o el enlace al turoperador oficial si fuera necesario con el nombre y datos del ejecutivo a contactar.
  • Colocar información sobre la sede del evento con sus bondades (gastronomía, transporte, ubicación, entre otros).

Se sugiere si procede:

Solicitar un buzón de correo electrónico temporal: El nombre de este buzón debe corresponder con la temática del evento. Por ejemplo: nombre corto del evento con el año de edición (pediatria2020@infomed.sld.cu). Este buzón tendrá vigencia hasta dos meses después de concluido el evento. Puede incluir la solicitud de buzón de correo en la carta de solicitud de la creación del evento virtual.

Contacte al Grupo Cencomed si tiene alguna duda por:

Telefono: 8324579

Correo electrónico: cencomed@infomed.sld.cu